El tiempo de los colaboradores de una empresa es valioso, por eso es fundamental que se conozca la importancia de las reuniones de trabajo para que cada encuentro sea exitoso y se acuerden objetivos certeros para la compañía.

Algunas de las claves para tener una reunión productiva y exitosa son la planificación, la delimitación del propósito que tendrá el encuentro y la selección de los participantes.

¿Cuál es la finalidad de una reunión de trabajo?

Por mucho tiempo, las juntas se han considerado como un factor que resta productividad a las compañías, porque no siempre se aprovecha el tiempo o se utiliza para hablar de otros temas que no son relevantes.

Incluso existen compañías que trabajan bajo la modalidad de home office, por lo que las reuniones son más necesarias y mucho más constantes, usando solamente una computadora.

De acuerdo con el medio español El Confidencial, si se aprende a gestionar bien las reuniones, 40 minutos son suficientes para abordar las temáticas más importantes, el primer paso es definir los objetivos del encuentro:

  • Transmitir información importante para la compañía, la cual debe ser compartida cara a cara, para evitar malos entendidos.
  • Hacer consultas y sondeos entre los empleados para conocer sus opiniones, las cuales servirán para tomar decisiones.
  • Analizar las estadísticas y los resultados de un periodo determinado, para definir nuevas metas o plantear soluciones.

Si los participantes y el que organiza la reunión no tienen claros los objetivos, la junta no saldrá como lo esperan, porque nadie tendrá el conocimiento previo de lo que se abordará e irán de un tema a otro, provocando que todos pierdan el tiempo.

¿Qué se necesita para una reunión laboral eficaz?

Lo esencial para que tus reuniones de trabajo salgan como lo esperas es la convocatoria; parece lógico pero en ocasiones, no todos los que deben estar presentes se enteran y esto influye para que los resultados no sean los mejores.

Para que esto no te suceda, puedes hacer uso de la tecnología, existen aplicaciones como el Calendario de Google en las que puedes programar la hora y el día de la reunión para que sea el mismo programa el que te mande un aviso, de esta manera nadie faltará a la cita.

Una vez que has definido el día, la hora y los participantes, tienes que elegir el lugar; lo ideal es que se realice en un espacio amplio, donde no haya distracciones y que cuente con instalaciones básicas, como internet y enchufes para las computadoras.

Si la reunión se realiza de manera virtual, debes buscar un espacio que te proporcione las condiciones óptimas, por ejemplo, buena conexión a internet para que no te pierdas nada de la reunión.

También es importante que prepares una agenda, es decir, hacer una lista de todos los temas que se abordarán, ordenados por importancia y especificando el tiempo aproximado que te tomará hablar de cada punto.

Los participantes tienen que conocer esta agenda, para que la reunión fluya sin contratiempos y todos puedan dar sus opiniones, así será más fácil que se cumplan los objetivos de la junta.

Beneficios de tener reuniones de trabajo

Las reuniones eficientes de trabajo no sólo se tratan de una gestión óptima de tu tiempo y el de los demás, tienen otros beneficios que impactan de manera positiva en las empresas.

Uno de los beneficios de estas juntas es que fomentan la participación y generan motivación entre los colaboradores de una compañía, ya que son tomados en cuenta para la toma de decisiones o para el planteamiento de soluciones, cuando así sea el caso.

Otra aportación importante de las reuniones es la integración, es decir, los miembros de un equipo se sienten con las habilidades necesarias para intervenir en el funcionamiento de la empresa.

Asimismo, permite que los colaboradores se conozcan mejor y aprendan a trabajar en equipo, esto favorece la productividad y por lo tanto, hay más posibilidades de que las metas fijadas en la reunión, se alcanzan en el mediano y largo plazo.

Consejos para una reunión laboral eficaz y productiva

En una empresa, los colaboradores necesitan conocer la importancia de las reuniones de trabajo para que tengan claros cuáles son los objetivos que la organización persigue.

Un consejo básico para que estas reuniones sean productivas es que se elija a un moderador o persona que lidere la junta, ya que se encargará de dar la pauta para abordar los temas establecidos en la agenda.

También es aconsejable documentar y dar seguimiento a todo lo que se hable en la reunión, anotar los acuerdos alcanzados y los planes de acción que se ejecutarán a partir de ese momento.

Finalmente, ten en cuenta que si la reunión se organiza de forma virtual, es recomendable que mantengas encendida tu cámara y no solamente el micrófono de tu computadora, ya que esto te permitirá empatizar mejor con los otros asistentes y generar confianza en el grupo.

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