Alguna vez te has preguntado ¿Qué es una oficina híbrida? La oficina híbrida se presenta como la solución ideal, combinando lo mejor de dos mundos: la comodidad del trabajo remoto y la colaboración en persona. Con beneficios como su bajo costo y su capacidad para integrar equipos de trabajo, la oficina híbrida ha ganado popularidad como una alternativa eficiente y versátil. Te invitamos a sumergirte en este artículo completo y descubrir cómo la oficina híbrida está transformando la manera en que trabajamos.
Tabla de contenidos
- ¿En qué consiste una oficina híbrida?
- Ventajas y beneficios de una oficina híbrida
- 4 Principales ventajas de combinar una oficina híbrida
- ¿Por qué un entorno de trabajo híbrido?
- ¿Cómo implementar una oficina híbrida?
- 1. Definir políticas y lineamientos desde el primer día
- 2.Determinar el horario de trabajo
- 3. Realizar cursos de formación
- 4. Invierte en las herramientas que necesitas
- 5. Determinar el tipo de distribución de oficinas
- 6. Establezca expectativas claras
- 7. Intenta preservar la cultura de la empresa
- 8. Decide los roles en el lugar de trabajo
- 9. Trabaja en tus objetivos
- Conclusión, Qué es una oficina híbrida
A raíz de la pandemia de Covid-19 la forma de trabajar para las empresas de todo tamaño ha cambiado para siempre.La manera que se usarán los espacios de oficina serán diferentes debido a que ya no será necesario tener oficinas de gran tamaño para operar normalmente.
La oficina híbrida será nuevo modelo a seguir para la mayoría de las empresas ya que ofrece una alternativa al homo office y al modelo de oficina tradicional, es también un complemento ideal para empresas que necesitan mejorar su comunicación interna y su trabajo en equipo sin dejar el esquema de home office.
Este enfoque híbrido permite a los empleados tener un equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que les brinda la libertad de trabajar en un entorno más cómodo y flexible, reduciendo los desplazamientos diarios y brindándoles la oportunidad de adaptar su horario según sus necesidades.
¿En qué consiste una oficina híbrida?
La oficina híbrida consiste en tener un espacio de oficinas privadas o salas de juntas por tiempo un determinado, ya sea por mes, por días u horas, con todos los servicios incluidos: mobiliario ejecutivo, internet, luz agua, la cual será un complemento para el trabajo en casa o home office.
Es muy importante que las instalaciones que se tengan contratadas tengan los protocolos sanitarios necesarios así como una ventilación adecuada, la cual se deberán de monitorear con medidores de niveles de monóxido de carbono ya que de esa manera se puede evitar la posible concentración de COVID 19.
Una oficina híbrida generalmente se basa en la tecnología digital y las herramientas de colaboración en línea para mantener a los empleados conectados y permitir la comunicación y colaboración efectiva, independientemente de su ubicación física.
Esto implica el uso de aplicaciones de videoconferencia, herramientas de mensajería instantánea, plataformas de gestión de proyectos y sistemas de almacenamiento en la nube para compartir y acceder a archivos y documentos de trabajo.
Ventajas y beneficios de una oficina híbrida
Una ventaja importante será la capacidad de rotar a su personal de acuerdo a sus necesidades de trabajo o sus prioridades comerciales.
Las empresas podrán optimizar los gastos fijos de oficina y de esa manera destinar recursos para el desarrollo tecnológico, entrenamiento de personal o mejora de procesos.
Para PYMES o profesionistas independientes será una herramienta muy útil para separar su trabajo profesional de su vida privada y así aumentar su productividad.
Las oficinas híbridas NO son áreas de coworking ya que no comparten el espacio con otras personas, es decir es un espacio totalmente privado, donde solamente la personas de la misma empresa compartirán las instalaciones.
4 Principales ventajas de combinar una oficina híbrida
.Hay muchas ventajas en la construcción de una oficina híbrida. Veamos algunos puntos clave:
1. Mayor productividad
Los empleados que prefieren horarios de trabajo más flexibles pueden poner más energía en su jornada laboral.
A pesar de las preocupaciones iniciales, un estudio encontró que aproximadamente el 77 % de los trabajadores remotos informan una mayor productividad y rendimiento.Menos interrupciones y distracciones por parte de los compañeros son algunos de los factores que explican esto, pero no hay duda de que no tener que preocuparse por ello con tanta frecuencia también equilibra el trabajo con la calidad de vida.
2. Empleados más felices
Con niveles más bajos de estrés, los equipos distribuidos en espacios de trabajo flexibles tienden a estar más felices y motivados para trabajar.Esto los motiva a hacer más por la empresa.
Mejorar la experiencia de los empleados tiene otros beneficios, como mayores tasas de retención de empleados, mayor creatividad y productividad, un entorno de oficina positivo y más.
3. Reducir costos
Un lugar de trabajo híbrido puede reducir los costos operativos de una organización de varias maneras:
Costos inmobiliarios reducidos debido a un espacio de oficina más pequeño. Reduzca su factura mensual de electricidad, WiFi y más.
Reducir el consumo de material físico de oficina como snacks, papelería, artículos de limpieza, etc.La capacidad de dirigir el dinero acumulado en el negocio a otras necesidades.
4. Un mayor grupo de talentos
De hecho, los gigantes tecnológicos de San Francisco como Google, Job.com, etc.,han utilizado un modelo de lugar de trabajo híbrido para expandir su alcance con empleados potenciales talentosos.
¿Por qué un entorno de trabajo híbrido?
La oficina no está desapareciendo, pero su papel está cambiando.La mayoría de los empleados todavía quieren un espacio donde ocasionalmente puedan trabajar cara a cara con sus colegas.
Es por eso que muchas organizaciones están rediseñando su espacio de oficina para facilitar la colaboración en persona segura y productiva: están optando por escritorios compartidos y hoteles en lugar de oficinas permanentes.
Para ello, las salas de reuniones están equipadas con avanzadas instalaciones de videoconferencia y los espacios exteriores se utilizan para el trabajo al aire libre.
La salud y la seguridad de los trabajadores sigue siendo una prioridad principal, por lo que los lugares de trabajo rediseñados a menudo incluyen nuevos servicios, como controles de ocupación, procedimientos de saneamiento mejorados y monitoreo continuo de la calidad del aire.
¿Cómo implementar una oficina híbrida?
A continuación te ofrecemos algunos consejos que sin duda te ayudarán a la hora de implementar una oficina híbrida.
Hemos intentado abarcar todos los aspectos para que podáis despejar todas las dudas al respecto.
1. Definir políticas y lineamientos desde el primer día
Algunas tareas en la empresa requieren que se desarrolle un proceso formal para adaptarse a la modalidad remota.De esta manera, es posible identificar qué procesos requieren ajustes a las normas y políticas, que es importante revisar antes de implementar un método de trabajo híbrido.
A su vez, las políticas deben ajustarse para cubrir a todos los empleados, p. quién paga las llamadas telefónicas y los servicios de banda ancha.
Obviamente, son posibles nuevas políticas, especialmente si hay planes para introducir claramente una oficina corporativa híbrida.
Hay algunas cosas a tener en cuenta:
Crear canales de comunicación para cada tipo de información. Definir ingresos o beneficios adicionales.
2.Determinar el horario de trabajo
La comunicación es clave.Para implementar esta forma de trabajar, es importante establecer canales de comunicación que permitan que la información fluya de forma natural. Se deben fomentar espacios de conversación tranquilos donde los empleados se sientan cómodos
La idea de estas salas es no perder conversaciones informales. Por ejemplo, los gerentes pueden innovar reservando un pequeño período en su agenda libre para la comunicación informal entre colegas.
También puede implementar cafeterías y eventos sociales virtuales.
Al involucrar a los empleados en estos espacios, harás que se sientan escuchados y más cerca de sus jefes y compañeros.
3. Realizar cursos de formación
A medida que cambia el tipo de trabajo, también lo hará el flujo de trabajos individuales. Esto obliga indirectamente a los empleados a fortalecer sus habilidades e incluso a aprender nuevas habilidades.
De esto aprendimos que los empleados quieren mejorar varias habilidades laborales. Por eso es importante incluir talleres de capacitación.Además, el mundo empresarial está en constante evolución, al igual que las tareas y procesos que se realizan en las empresas.
4. Invierte en las herramientas que necesitas
En línea con el punto anterior enfatizando la importancia de realizar seminarios de capacitación, las empresas deben invertir en las herramientas tecnológicas necesarias para asegurar el bienestar general y laboral de sus empleados.
Algunas áreas a considerar en esta área son:
- Seguridad cibernética: un desafío para las empresas Quizás el mayor desafío que enfrentan las empresas durante la implementación.En una encuesta de trabajadores de tecnología de la información, respondieron si los beneficios del trabajo superan los riesgos; El 90% de los encuestados dijo que, como trabajadores remotos, a menudo representan riesgos de seguridad.
- Tecnología. La distribución adecuada del soporte técnico es esencial para operar los sistemas de la empresa y el nuevo software implementado de forma remota.
- Bienestar: No hay duda de que la experiencia del empleado se beneficia de la flexibilidad de la fuerza laboral.Además, este tipo de trabajo se puede personalizar fácilmente las necesidades de los diferentes tipos de trabajadores
5. Determinar el tipo de distribución de oficinas
La introducción de oficinas híbridas de trabajo requiere cambios en las oficinas de la empresa y deben diseñarse de acuerdo con el tipo de trabajo que se realizará en ellas.Deben incluir salas de reuniones y salones.
Estas oficinas solo se utilizarán para reuniones esenciales, trabajo individual y reuniones con dos miembros.Esto creará espacios para reuniones grandes y de dos personas, así como espacios para relajarse y desconectar del trabajo digital.
6. Establezca expectativas claras
Para que los empleados logren sus objetivos, los gerentes deben guiar, motivar y brindar herramientas para superar los desafíos.Por ejemplo, la decisión de trabajar de forma remota o pasar la mayor parte de su tiempo en la oficina puede depender completamente del empleado.
Sin embargo, si la empresa impone una semana obligatoria en la oficina, los gerentes deben comunicar estas decisiones y comunicarlas a los empleados desde el principio.Esto también es muy importante, por ejemplo, cuando se decide trabajar con objetivos en lugar de horarios.
Las expectativas para estos objetivos se establecen de manera clara y comprensible para ambas partes.
7. Intenta preservar la cultura de la empresa
La cultura de la empresa y el sentido de propiedad a menudo sostienen y motivan a los empleados y gerentes para tener éxito en el entorno laboral.La introducción de sistemas híbridos y la aparición de dos culturas (ambiente remoto y trabajo de oficina) a menudo crea este sentido de pertenencia.
Este tipo de problemas se pueden evitar apoyando a los equipos, incluidos los empleados que trabajan de forma remota. También es importante organizar una experiencia inclusiva que genere confianza entre los equipos.
Esta es la estrategia principal para mezclar culturas virtuales.
8. Decide los roles en el lugar de trabajo
A medida que la norma cambia a un modelo de trabajo totalmente híbrido, es probable que los roles cambien en consecuencia.Es importante volver a analizar los procesos y roles para asignar la importancia adecuada a aquellos esenciales para la operación del modelo híbrido.
En este sentido, debe tenerse en cuenta que cuanto más independiente trabaje un empleado, más fácil será incluir esta tarea en un modelo mixto.
La mejor manera de aumentar la productividad de los empleados es crear los mismos equipos que se crean en la oficina.Esto ayudará a que el equipo se sienta seguro y, por lo tanto, se desempeñe mejor.
Se espera que el número de trabajadores en un campo aumente o disminuya.El siguiente diagrama muestra los tipos de empleados que necesitan cambiar de rol al adaptarse a un sistema híbrido.
9. Trabaja en tus objetivos
Este es uno de los puntos más importantes de trabajar de forma híbrida, porque facilita que los empleados sepan qué deben lograr para ser valorados cuando deciden trabajar de forma remota. Debe implementarse el subobjetivo
Además, centrarse en resultados de calidad ayudará a que los empleados tengan más libertad y confianza. Alcanzar los objetivos aumenta la confianza personal de cada empleado
Conclusión, Qué es una oficina híbrida
En conclusión, una oficina híbrida es un modelo de trabajo que combina la presencia física en una ubicación de oficina tradicional con la posibilidad de trabajar de forma remota.Es un enfoque que brinda a los empleados flexibilidad para dividir su tiempo entre trabajar en la oficina y trabajar desde casa o cualquier otro lugar fuera de la oficina central.
Este modelo permite a los empleados equilibrar su vida laboral y personal, al tiempo que les brinda la libertad de trabajar en un entorno más cómodo y flexible.
La oficina híbrida se basa en tecnología digital y herramientas de colaboración en línea para mantener a los empleados conectados y facilitar la comunicación y colaboración efectiva.
La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción de este modelo de trabajo, ya que muchas empresas tuvieron que implementar el trabajo remoto como medida de seguridad.
La oficina híbrida permite a las organizaciones adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados y las circunstancias, fomentando una mayor productividad y satisfacción laboral.
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Referencias: Oficina híbrida: el espacio de trabajo que necesita tu empresa y equipo – ¿Qué es una oficina híbrida y cómo funciona?
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