Si tu idea es emprender, quizás te preguntes cómo administrar un negocio y antes de comenzar es importante que sepas la respuesta y no fracases en el intento, sino más bien, emprendas una idea rentable y exitosa y para ello, en City Office nos dimos a la tarea de escribir algunos tips para ti.

¿Qué significa administrar un negocio?

La administración de un negocio se refiere a orientar al máximo la gestión de este sin importar su tamaño o giro al que se dedique. Se realiza mediante la coordinación y supervisión de todas las actividades laborales, tomando en cuenta el factor humano, para asegurar que se realicen de forma eficiente.

El proceso administrativo consta de las siguientes cuatro etapas:

  • Planeación. Se basa en definir los objetivos del negocio y estipular los pasos que se deben seguir para alcanzarlos. Se planifica con base en la situación actual de la empresa, sin perder de vista el futuro que le puede esperar.
  • Organización. Se determina qué recursos se necesitan, cómo se distribuirán y quiénes serán los encargados de realizar cada acción para lograr los objetivos trazados.
  • Dirección. Conlleva liderar y motivar al equipo de trabajo, participar en la negociación y seleccionar canales de comunicación efectivos.
  • Control. Se inspeccionan todas las acciones que se están realizando y se realiza una evaluación de los resultados.

Importancia de una correcta administración de tu negocio

El éxito o fracaso de un negocio depende de varios factores, sin embargo, uno de los más importantes es la administración que se le da debido a que cuando se coordinan todas las áreas y trabajan por los mismos objetivos, los procesos se podrán realizar de una forma efectiva y eficiente.

Por ende, se logra una adecuada toma de decisiones, optimización de los recursos y del tiempo en las actividades, mayor entendimiento y productividad de los empleados e incluso, la buena administración tiene un impacto significativo en los clientes debido a que esta se refleja en la satisfacción de sus necesidades en tiempo y forma.

¿Cómo administrar mi negocio?

A continuación te dejamos los tips básicos para saber administrar tu negocio:

Crea un plan de negocios

Este es uno de los elementos imprescindibles, puedes comenzar planteando una visión a largo plazo, es decir, a dónde quieres llevar tu negocio. Cuando ya la tengas debes plantear una misión y para ello, necesitas describir lo que vas a hacer para conseguirla de una manera breve y accesible.

Establece objetivos y estrategias que describan cómo vas a lograrlos y por último, crea un plan de acción, en donde se enlisten acciones a corto plazo y tareas diarias, es decir, cosas que puedas comenzar a hacer desde ahora para llegar a tu meta final.

Establece metas u objetivos SMART

Si le preguntas a alguien, ¿Cómo administrar un negocio? Quizás lo primero que te responda es que establezcas objetivos, sin embargo, es indispensable recordar que estos deben estar formulados bajo la metodología SMART.

Las siglas SMART significan específico, medible, alcanzable, relevante y en tiempo. Por lo tanto, si quieres aprender a administrar un negocio desde cero, establece objetivos con esta metodología en cada una de las áreas clave.

Un ejemplo de un objetivo SMART sería:

“Crecer el equipo de marketing en un 10% (de 100 a 110 empleados) para finales del primer trimestre del próximo año. Contratando 3 empleados cada 3 meses para completar el equipo de creación de contenido”

S: Crecer el equipo de marketing en un 10%
M: 10% (de 100 a 110 empleados)
A: Contratando a 3 empleados cada 3 meses
R: Para completar el equipo de creación de contenido
T: Para finales del primer trimestre del próximo año

Investiga y analiza tu competencia

Es importante que hagas benchmarking constantemente al momento de administrar un negocio, ya que te ayudará a conocer cómo están las otras empresas de tu mismo sector. Además, contribuirá al surgimiento de ideas interesantes que te servirán de base para mejorar y diferenciarte.

Para analizar a tus competidores necesitas tenerlos bien identificados, saber qué factores vas evaluar de cada uno de ellos y conocer con qué herramientas de apoyo puedes contar para realizarlo de manera adecuada.

Invierte para mejorar tu negocio

Haz una evaluación en donde incluyas en qué recursos debes invertir para mejorar tu negocio, algo que te será muy útil es separar tus gastos personales con los de tu empresa debido a que tendrás un mejor manejo de la situación financiera.

Registra tus ventas al final de cada día

Gran parte del éxito de tu empresa está en tener claridad sobre cada una de las transacciones de tu negocio, es decir, por qué razón entra o sale el dinero. En este sentido, el registro diario de ventas es una excelente herramienta.

Realiza un reporte de ventas diarias que te permita conocer cuáles son las cantidades exactas que vendiste en determinado periodo y que refleje información como, qué productos o servicios generan más movimientos, cómo están las ventas mensuales comparadas con el mes anterior, cuáles son tus existencias y cual es tu utilidad neta.

Controla inventarios

Debes conocer cual es la cantidad de productos almacenados, es decir, cuáles se encuentran disponibles para vender. Es muy importante que conozcas tu nivel de inventario porque si no lo conoces pueden surgir problemas de desabastecimiento y, en consecuencia, producirse pérdidas por no realizar ventas, sin contar con que la experiencia del cliente no será satisfactoria.

Puedes llevar el control de inventario en excel o si tienes presupuesto para contratar algún ERP, también es recomendable.

Lleva un registro de gastos

Un buen control financiero te permitirá orientar tu negocio hacia donde quieres, por lo tanto, siempre esfuérzate por tener un estado de resultados ordenado y actualizado.

El estado de resultados es un reporte con el cual puedes evaluar el desempeño de tu empresa en un periodo determinado. Te permite identificar cuáles son tus gastos y tus ingresos, te ayuda a conocer si tu empresa está siendo sostenible con base en la información que registras. Y lo más importante es que te será más fácil evidenciar datos para la declaración de impuestos.

Ahora que ya tienes la teoría de cómo administrar un negocio, es momento de ponerlo en práctica y recuerda que en City Office te ofrecemos oficinas virtuales como parte importante dentro del sector empresarial porque al igual que tú, nos interesa el cumplimiento de tus objetivos y el éxito de tu negocio.

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